Zeit- und Kostenerfassung im Selbstbau

[Holger]

Kosten- und Zeiterfassung im Selbstbau


Situation
Beim Selbstbau entsteht ein Zeit- und Kostenaufwand dessen Erfassung und Dokumentierung notwendig ist um die Kontrolle über das Projekt nicht zu verlieren. Während ein zu hoher Zeitaufwand im Wesentlichen nur zu einer Verschiebung des Projektendes führt besteht bei unzureichender Kostenkontrolle die Gefahr dass das Projekt finanziell aus den Ruder läuft und im schlimmsten Fall zum finanziellen Ruin führen kann. Bei der Planung eines Selbstbaus müssen diese Fakten berücksichtigt werden.


Maßnahmen
Die Zeit- und vor allem die Kosten müssen also von Anfang an transparent dokumentiert werden. Hierzu bietet die Tabellenkalkulation mittels PC ein geeignetes Instrument. Die Fakten lassen sich nicht nur tabellarisch erfassen, sondern auch grafisch darstellen. Die Möglichkeiten einer solchen Zeit- und Kostenerfassung sind im Beispiel dargestellt wobei die eingetragenen Beträge fiktiv sind und nur der Erklärung dienen sollen. Die Erfassungstabellen sind mit den entsprechenden Formeln hinterlegt, man muss also die Rechenvorgänge nicht manuell ausführen. Man kann die Erfassung kontinuierlich durchführen, aber auch monatlich, quartalsweise oder jährlich durchführen. Eine jährliche Strukturierung hat sich als zweckmässig erwiesen. Stellt man die ermittelten Werte grafisch dar, so kann man unschwer Tendenzen erkennen wohin die Sache läuft.


Erfassung
Im vorliegenden, bewährten Beispiel wurden zur Erfassung Kostenarten gewählt. Die Kostenarten sind grob strukturiert, innerhalb der Kostenarten wurde mit verschiedenen Kostenstellen gearbeitet. Hierdurch lässt sich eine hinreichende Präzision der Erfassung erreichen. Dieselbe Struktur wie für die Kostenerfassung wurde für die Zeiterfassung gewählt. Beide Erfassungsarten ergeben eine solide Dokumentation. Prinzipiell kann man die Erfassung entsprechend der persönlichen Projektplanung angepasst werden.
Das Beispiel ist bewusst einfach gewählt und hat sich bewährt. Für Spezialisten auf dem Gebiet der Tabellenkalkulation ergeben sich natürlich noch vielfältige Möglichkeiten des Soll / Istkostenvergleichs.


Möglichkeiten der Kostenkontrolle

Die typische Problematik des Selbstbaus stellt die Kostenentwicklung dar. Es gilt, die Kosten im Griff zu behalten. Hierzu bieten sich verschiedene Instrumente an:
-Zielkostenmanagement
-Budgetshifting
Grundsätzlich ist in jedem Falle eine Kostenkalkulation vor Baubeginn durchzuführen. In dieser Kalkulation muss selbstverständlich die Preisentwicklung, Inflationsrate und eine kaufmännische Reserve berücksichtigt sein. Die Kostenkalkulation lässt sich auf der Basis der Kostenerfassungstabelle erstellen. In diesem Falle werden nicht die Istkosten sondern die geplanten Sollkosten eingetragen.
Grundsätzlich stellt ein Selbstbau ab einer bestimmten Schiffsgröße ein Projekt vom Kostenumfang einer kleinen Eigentumswohnung dar. Man sollte deshalb bei der Planung mit der entsprechenden Seriösität vorgehen und die leider meist vorhandene "Hobbykurzsichtigkeit" beiseite lassen. Aus grundsätzlichen Erwägungen sollten Kreditaufnahmen oder spätere Rückfinanzierungen durch Vercharterungen nicht in die Projektplanung einbezogen werden. Auch Baugemeinschaften scheitern erfahrungsgemäß in der Praxis.


Zielkostenmanagement
Beim Zielkostenmanagement wird für jede Kostenart ein Maximalbetrag festgelegt welcher nicht überschritten werden darf. Hierzu ist eine grafische Darstellung der Kostenentwicklung unerlässlich. Man erkennt dann welche Kosten entsprechend dem Baufortschritt bereits entstanden sind und welches Budget noch zur Verfügung steht. hat man die Erfassung frühzeitig begonnen besteht die Möglichkeit durch vertretbare Beschränkungen die Sache in den Griff zu bekommen.



Budgetshifting
In der Praxis wird es so sein dass man bei einzelnen Kostenarten zu Budgetüberschreitungen kommen wird, bei anderen Kostenarten dagegen das Budget nicht ausschöpft. Es bietet sich also an die Gesamtkosten dadurch nicht zu überschreiten in dem man Budgeteinsparungen einer Kostenart einer etwas stärker belasteten Kostenart gutschreibt.


Erfassungsdetails
Grundsätzlich sollte man bezüglich Zeit und Kosten auch die unwichtig scheinenden Details erfassen. Sie summieren sich oft zu erstaunlichen Werten! Dies sind beispielsweise
-Fachliteratur
-Bootsmessenbesuch (Zeit, Benzin, Übernachtung)
-Zeitaufwand Beschaffung
-Zeit und Benzin für Fahrten zu und von der Baustelle
-Planungs- und Nachdenkzeiten (Brüten)
-Rüstzeiten (Arbeitsvorbereitung, Aufräumen)
-Muster- und Vorrichtungsbau (Schablonen, Formen)
-Besuch von Baustellen anderer Bootsbauer
-Beschaffungsaufwand (Fahrten zum Händler usw.)

Achtung:
Leider erlaubt das Forumsprogramm keine Anhänge von Tabellenkalkulationen. Damit entfällt die Möglichkeit der direkten Übernahme inclusive der Formeln. Dies wäre auch aus Haftungsgründen nicht empfehlenswert. Für diejenigen welche diese Tabellenkalkulation anwenden möchten ergibt sich folgende Möglichkeit:
-pdf Dateien ausdrucken
-anhand der Beispiele eigene Tabelle anlegen
-Formeln einfügen

Disclaimer
Für meine eigene Kalkulation wende ich dieses System erfolgreich an. Es erhebt keinen Anspruch auf das Optimum. Sicher gibt es Spezialisten welche es noch eleganter machen können. Allerdings gilt auch hier die Regel: Keep it simple.
Viel Spass und Erfolg bei der Planung und Kalkulation!


holger

[Holger]

hier noch die fehlende beispieldatei zeit.

[ugies]

Hallo Holger,

vielen Dank.

Einige Fragen: Wie schafft man das alles so noch zusätzlich? Spannt man zweckmäßigerweise seine Frau als Sachbearbeiterein mit ein?

[Holger]

hallo uwe,
nee, leider muss ich das selbst machen. mein "first mate" (frau) isoliert, schneidet furniere zu, leimt und lackiert. mit computern will sie nichts zu tun haben.
holger

[Ger B]

Und am ende ist es doch € 60 000.- mehr geworden badeplatform 1.5 mtr lang, doppelverglasung ,kein 6 kva generator aber 12 kva,electronische motorbedienung und nicht morsekabel.kein stoff aber leder bekleidung.
volle instrumenten auf die fly ,FLS tiefenmesser mit tochter,autopilot,und dan noch allerhand kleinteile.
entweder habe falsch gerechnet oder zu viele wunsche
http://www.varen4u.nl/forum/viewtopic.php?t=4766
und seit 2007
http://www.boote-forum.de/showthread...250#post750250

gr Gerrit